La planificación de un evento es una tarea compleja con la que mucha gente no está familiarizada. Por ello mucha gente que se ve en esta situación decide recurrir a la organización de eventos profesional. Sin embargo hay otros que se animan a aprender acerca de este mundo, bien por necesidad en un caso concreto, o bien por que su deseo es trabajar organizando eventos.
Para la realización de algo como organizar un evento empresarial o deportivo es esencial tener claros una serie de puntos básicos que es posible que la mayoría de la gente no conozca. El primer paso es definir los objetivos del evento, es decir, por qué se organiza y que esperamos conseguir con ello. En este momento también debemos escribir una lista maestra que refleje todo lo necesario para la realización del evento, así como el establecimiento y la distribución del presupuesto.
El siguiente punto es formar un equipo. La organización de un evento requiere cubrir muchos aspectos diferentes, por ello es necesario contar con varias personas y que cada una de ellas tenga bien definida y clara su función. Algunas de estas funciones incluyen la búsqueda y alquiler del sitio, el equipo necesario, entretenimiento, hacer publicidad, conseguir patrocinadores…
Otra cosa a tener en cuenta es la concreción de una fecha. A menudo estará fijada de antemano, pero si tenemos la posibilidad de decidirla nosotros, es conveniente tener en cuenta cosas como los horarios de trabajo, de colegio, los periodos vacacionales, la disponibilidad de los participantes y por supuesto asegurarnos de contar con tiempo suficiente.
Una vez que los anteriores puntos están claros, lo siguiente es perfilar aspectos como la personalidad y el tema del evento. Esto puede ser clave para su éxito o fracaso: es necesaria una temática dinámica que seduzca a los potenciales asistentes y que diferencie al tuyo de eventos similares. También es necesario un nombre que sea adecuado y que llame la atención, así como acompañarlo de un eslogan potente. Por último, diseñar un logo que represente al evento y permita su reconocimiento visual inmediato.
La búsqueda de patrocinadores es muy positiva para la organización de éstos eventos. No sólo pueden participar a nivel económico u organizativo, además al involucrar a más personas, consigues más exposición y publicidad para el evento. Piensa en entidades y empresas de un sector relacionado con el del acto y a las que creas que les podría interesar tener presencia en el mismo.
Ya tenemos todo preparado, pero para que mucha gente asista a nuestro evento es imprescindible que se enteren de la celebración del mismo. De esto se encarga un buen plan de publicidad, que normalmente comienza por anunciar el evento en la propia página web, lista de correo electrónico, redes sociales… Después se pueden escribir notas de prensa a diferentes medios de comunicación, pegada de carteles, producción de merchandise…
Finalmente, está la revisión del evento, estimar si ha sido un éxito o quizá no tanto. Esta fase va ligada a la inicial, donde elegimos nuestras metas y objetivos con la organización del evento. En función de éstos, podemos medir el éxito por el número de asistentes, o quizá por el dinero recaudado si se trataba de un evento benéfico.
Aquí termina esta pequeña guía básica de organización de eventos, que será útil como punto de partida para cualquiera que se lance a esta aventura. Sin embargo, si nuestro afán es el de organizar grandes eventos masivos de manera profesional, tenemos que aspirar a una formación como la que ofrece BonusCursos. Ahí encontraras cursos con descuento donde aprenderás todo acerca de las peculiaridades de la organización de diferentes tipos de eventos: eventos musicales al aire libre, eventos deportivos o de la administración pública.
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